Tipps für Online-Meetings: So können Sie virtuelle Meetings verbessern

1. Definition: Was ist ein Online-Meeting?

Videocall, virtuelle Konferenz oder Online-Meeting: Es gibt bereits eine Vielzahl an Begriffen, die ein Setting beschreiben, bei dem Menschen über ihr Endgerät mit Internetzugang an einer Besprechung teilnehmen.

In den letzten Jahrzehnten gab es immer mehr Bestrebungen, Online-Meetings abzuhalten. Richtig populär wurden Video-Konferenzen aber erst während der Corona-Pandemie.

Heute sind diese aus dem Arbeitsalltag von Schreibtischarbeitern nicht mehr wegzudenken. Deshalb werden wir in den nächsten Kapiteln die Vor- und Nachteile, benötigte Hardware und Software sowie Tipps für Online-Meetings beschreiben.

3. Größer werdendes Problem: Hörverlust

Wie bereits bei den Nachteilen von Online-Meetings erwähnt, kommt es oft zu akustischen Problemen und daraus folgend Missverständnissen und Konflikten zwischen Arbeitskollegen.

Dieses Problem nimmt zu, da immer mehr Menschen weltweit von Schwerhörigkeit betroffen sind. Während derzeit rund jeder fünfte Mensch schwerhörig ist, wird laut der WHO im Jahr 2050 bereits jeder vierte Mensch an einem Hörverlust leiden.

Das betrifft nicht nur ältere Menschen, sondern auch jüngere: Fast sechzig Prozent der schwerhörigen Menschen sind unter sechzig Jahre alt. Dementsprechend wird das Thema Hören an vielen Arbeitsplätzen eine zentrale Rolle spielen, insbesondere, weil Lärm am Arbeitsplatz häufig der Auslöser für einen durch Lärm verursachten Hörverlust (Lärmschwerhörigkeit) sein kann. Wir haben daher auch einen eigenen Beitrag mit hilfreichen Tipps dazu verfasst, wie Lärm vermindert werden kann.

Sie sind nicht sicher, ob Sie oder einer Ihrer Arbeitskollegen an einem Hörverlust leiden? Hier kann ein Hörtest Abhilfe schaffen. Machen Sie jetzt unseren gratis Online-Hörtest bequem von zuhause aus. Basierend auf Ihrem Audiogramm – Ihrem Hörtestergebnis – empfehlen wir Ihnen direkt im Anschluss an den Hörtest für Sie geeignete Hörlösungen.

4. Technik-Tipps für Online-Meetings

Ein wichtiger Tipp für Online-Meetings ist, auf hochwertige Geräte und Programme zu setzen.

4.1. Hardware

Es gibt verschiedene Geräte, die für Online-Meetings benötigt werden.

• Endgerät: PC, Laptop, Tablet oder Smartphone
• Kamera: im Gerät integriert oder separate Webcam 
• Beleuchtung: beispielsweise ein Ringlicht für bessere Lichtverhältnisse
• Kopfhörer/Headset: wenn Ton von Mikrofon oder Lautsprecher zu schlecht
• Mikrofon: ein separates Mikrofon oder Kopfhörer/Headset  
• Lautsprecher: Soundanlage oder Kopfhörer/Headset
• Audiorekorder: gegebenenfalls, um den Ton aufzuzeichnen
• Internetzugang: stabil und schnell, am besten Lan-Kabel statt WLAN

4.2. Software

Es gibt verschiedene Softwares, die für Videocalls verwendet werden können, beispielsweise:

• Discord
• FaceTime
• Google Hangouts
• Google Meets
• GoToMeeting
• Jitsi Meet
• Microsoft Teams
• TeamViewer
• Telegram
• WhatsApp
• Zoom

5. Online-Meeting-Tipps für bessere Akustik

Die Akustik leidet bei Videokonferenzen häufig sehr, insbesondere da das Aufkommen von Schwerhörigkeit weltweit zunimmt. Daher geben wir im Folgenden einige Akustik-Tipps für Online-Meetings an die Hand.

Tipp 1: Auf guten Ton achten

Wie bereits bei der Hardware angemerkt, sollten für die virtuelle Konferenz ein gutes Mikrofon und gute Lautsprecher verwendet werden, um problemfreies Verstehen zu ermöglichen. Für Online-Meetings bieten sich hier häufig Kopfhörer bzw. ein Headset an. Wenn man ein separates Mikrofon besitzt, sollte man auch nicht zu weit von diesem entfernt sitzen. Ein Tipp für Online-Meetings, die man unterwegs durchführt, sind Noise-Cancelling-Kopfhörer, die laute Geräusche außerhalb des Meetings ausblenden.

Tipp 2: Hintergrundgeräusche reduzieren

Laute Hintergrundgeräusche stören nicht nur die eigene Konzentration, sondern erschweren auch das Zuhören immens. Daher sollte ein ruhiger Raum für ein Online-Meeting gewählt werden. Zudem sollten Fenster und Türen geschlossen und Lärmquellen wie laute Geräte (zum Beispiel Drucker und Kaffeemaschinen) während eines Videocalls nicht verwendet werden. Ein weiterer Tipp für Online-Meetings ist, die Akustik im Raum zu optimieren, beispielsweise durch Teppiche, Vorhänge oder stoffbedeckte Möbel. Auch von lautem Tastaturtippen oder geräuschvollem Abstellen von Tassen oder Gläsern in der Nähe des Mikrofons ist abzuraten.

Tipp 3: Stumm-Funktion nutzen

Es gibt einige Tätigkeiten und Dinge, die Geräusche machen und ein Online-Meeting stören können. Ein besonders wichtiger Tipp für Online-Meetings ist daher die Verwendung von der Mute- oder Stumm-Funktion: Sie wurde nicht ohne Grund in Videokonferenzprogramme integriert. Diese sollte standardgemäß bei allen Teilnehmenden aktiviert sein, die gerade nicht sprechen. Auch wenn es sich um leise Geräusche handelt, so können diese dennoch die sprechende Person und andere Teilnehmer irritieren oder ablenken.

Tipp 4: Langsam und deutlich sprechen

Wenn man bei einer Videokonferenz Inhalte mittels Screen-Sharing teilt und spricht, sieht man häufig die Teilnehmenden nicht. Dies kann dazu führen, dass man – ohne Feedback der Teilnehmenden – verunsichert wird und immer schneller spricht. Dies wiederum kann zulasten der Verständlichkeit gehen. Daher sollte darauf geachtet werden, langsam und deutlich zu sprechen. Ein Tipp für Online-Meetings ist, sich ein Foto einer Person neben die Kameralinse zu hängen und zu versuchen, zu dieser Person zu sprechen.

Tipp 5: Kurze Sätze machen und Körpersprache nutzen

Lange, verschachtelte Sätze sind schwer verständlich und ohne Pausen sinkt die Aufmerksamkeit der Zuhörenden. Ein bedeutsamer Tipp für Online-Meetings ist, dass man sich an Fernseh- oder Radiomoderatoren orientiert: Man sollte in möglichst kurzen Sätzen – ohne viele Nebensätze – sprechen und immer wieder Pausen machen, um den Teilnehmenden Zeit zum Nachfragen einzuräumen. Zudem helfen natürliche Mimik und Gestik dabei, das Gesagte verständlicher zu machen. Umgekehrt können auch Handzeichen der Teilnehmer in Videocalls die Teilhabe fördern, wie eine Studie zeigte.

6. Kommunikations- und Gesprächsregeln für Online-Meetings

Im Folgenden beschreiben wir einige Gesprächs- und Kommunikationsregeln für Online-Meetings, die den Arbeitsalltag erleichtern können.

Tipp 1: Für Interaktion sorgen

Lange Online-Meetings können ermüdend sein: Laut einer Analyse langweilt sich rund ein Drittel der Mitarbeiter bei virtuellen Konferenzen. Daher sollte auf lange Monologe oder Präsentationen verzichtet werden. Ein wichtiger Tipp für Online-Meetings ist, dass immer wieder zwischen den Teilnehmenden interagiert wird. So könnten Befindlichkeitsrunden, Umfragen (z. B. mit Mentimeter) und Live-Visualisierungen (z. B. mit Padlet) durchgeführt werden. Bei Meetings mit vielen Teilnehmern bietet es sich zudem an, Aufgaben in Kleingruppen in Breakout-Rooms zu erarbeiten. Auch durch das Einschalten der Kamera wird die Interaktion verbessert.

Tipp 2: Abwechselnd moderieren

Ebenso wie Meetings vor Ort brauchen auch Videocalls eine Moderation, damit diese strukturiert und effizient ablaufen können. Daher beschreiben wir im Folgenden Online-Moderation-Tipps. Es sollte – wenn möglich – davon abgesehen werden, dass nur eine Person moderiert: Dies kann nämlich dazu führen, dass sich alle anderen Teilnehmenden zurücklehnen und unaufmerksam werden. Ein Tipp für Online-Meetings ist, die Moderation wie einen Staffelstab weiterzugeben. Die Reihenfolge kann dabei bestimmt werden (durch eine Person oder Regeln wie das Alphabet) oder zufällig erfolgen.

Tipp 3: Auf ähnlichen Gesprächsanteil achten

Es ist vollkommen natürlich, dass sich der Gesprächsanteil bei verschiedenen Personen und Themen unterscheidet. Dennoch zeigen Studien, dass Frauen in Meetings deutlich benachteiligt sind. So zeigt eine Studie, dass Frauen in Besprechungen 25 Prozent weniger sprechen als Männer. In einer anderen Studie wird der Gesprächsanteil von Männern sogar auf 92 Prozent beziffert. Zudem werden Frauen viel häufiger von Männern und Frauen beim Reden unterbrochen. So unterbrechen laut einer Studie Männer zweimal häufiger als Frauen. Frauen werden von Männern zudem dreimal häufiger unterbrochen als andere Männer. Daher legen wir Ihnen als Tipp für Online-Meetings besonders ans Herz, darauf zu achten, dass alle Personen gleichermaßen zu Wort kommen.

Tipp 4: Gesprächskultur pflegen

Wie in persönlichen Besprechungen ist auch in Online-Meetings eine freundliche Gesprächskultur zu wahren. So sollte immer nur eine Person sprechen. Ansonsten kann es zu einem lauten Durcheinander kommen. Das ist insbesondere bei Videocalls herausfordernd, da im Gegensatz zur persönlichen Begegnung Anzeichen fehlen oder übersehen werden, wenn eine Person sich zu Wort melden möchte. Zudem sollten Personen nicht unterbrochen werden. Ein wichtiger Tipp für Online-Meetings ist, die Handzeichen-Funktion oder ähnliche Funktionalitäten zu nutzen.

Tipp 5: Zeit für lockeren Austausch einplanen

Während manche Online-Meetings nur schleppend in die Gänge kommen, weil privat geplaudert wird, sind andere Meetings durchgetaktet und lassen keinen Raum für einen persönlichen Austausch. Als goldenen Mittelweg und Tipp für Online-Meetings empfehlen wir daher, eine gewisse Zeit einzuplanen, um sich über private Dinge auszutauschen. So geht auch das kollegiale Verhältnis im Team nicht verloren. Dafür eignet sich insbesondere der Beginn von Meetings: Smalltalk hilft als „Eisbrecher“, der auch introvertierte Teammitglieder zum Reden zu bringt, was den Teamspirit fördert. Forscher haben herausgefunden, dass Personen, die sich bereits einmal zu Wort gemeldet haben, eher auch ein zweites Mal etwas sagen.

7. Verhaltensregeln für Online-Meetings und Setting

Es gibt einige Verhaltensregeln, die virtuelle Meetings verbessern können. Im Folgenden wollen wir das professionelle Videokonferenzsetting und Verhaltensregeln für Online-Meetings beschreiben.

Tipp 1: Professionelles Setting schaffen

Auch zu Hause oder unterwegs sollte für ein professionelles Setting in virtuellen Meetings gesorgt werden. So sollte man das anziehen, was man auch im Büro tragen würde. Zudem sollte vor Meetingstart immer der Hintergrund überprüft werden: Wenn im Zimmer zu viel Unordnung herrscht, sollte auf einen virtuellen Hintergrund oder einen Unschärfe-Effekt zurückgegriffen werden. Des Weiteren sollte auf eine gute Kameraposition – am besten auf Augenhöhe – und Beleuchtung – möglichst natürliches Licht von der Seite – geachtet werden. Ein wichtiger Tipp für Online-Meetings ist auch, in die Kameralinse – und nicht auf den Bildschirm – zu schauen, um Blickkontakt herzustellen.

Tipp 2: Technik checken

Bevor eine virtuelle Konferenz beginnt, sollte man sich kurz Zeit nehmen, seine technischen Geräte zu checken und deren Akkus aufzuladen. So sollten Kamera und Kopfhörer überprüft und gegebenenfalls Ladekabel für Endgerät oder Ersatzkopfhörer bereitgelegt werden. Ein weiterer Tipp für Online-Meetings ist, Dateien, die im Meeting mittels Screen-Sharing geteilt werden sollen, bereits vorab zu öffnen, um Zeit zu sparen, und für das Meeting irrelevante und arbeitsspeicherintensive Programme zu schließen.

Tipp 3: Pünktlich sein

Die Uhren ticken online schneller. Daher ein bedeutsamer Tipp für Online-Meetings, wie auch bei Meetings vor Ort, im Videocall möglichst pünktlich zu sein. Anders als bei persönlichen Meetings ziehen Ausreden bezüglich eines Staus auf der Autobahn bei Online-Meetings leider nicht. Wenn man sich tatsächlich verspäten sollte, sollte den Teilnehmenden vorab Bescheid gegeben und um eine kurze Rückverschiebung des Meetings gebeten werden, damit die Teilnehmenden die Zeit bis dahin produktiv überbrücken können.

Tipp 4: Ablenkungen vermeiden

Zwei Drittel der Arbeitnehmer arbeiten während eines Videocalls an anderen Dingen. Um Meetings nicht unnötig in die Länge zu ziehen und Missverständnisse zu vermeiden, ist es wichtig, sich bewusst von allen möglichen Ablenkungen fernzuhalten. So sollten Chatfenster und Mailprogramme geschlossen, Benachrichtigungstöne deaktiviert und Telefone stummgeschaltet werden. Zudem sollte nicht nebenbei gearbeitet werden. Auch mit Kindern und Haustieren sollte während des Videocalls nicht interagiert werden. Ein essenzieller Tipp für Online-Meetings ist, dass alle Teilnehmenden die Kamera aktivieren, um den Fokus auf das Meeting zu legen.

Tipp 5: Auf Sitzposition achten

Lange vor einem Bildschirm zu sitzen, ist auf Dauer nicht gesund für den Körper. Umso wichtiger ist es, ergonomisch zu sitzen. Auch wenn ein ergonomischer Schreibtischstuhl von Vorteil ist, sollte möglichst oft die Sitzposition gewechselt werden. Was viele nicht wissen und was damit ein besonders interessanter Tipp für Online-Meetings ist: Am besten sitzt man auf einem Sitzmöbel ohne Rückenlehne oder einem Gymnastikball, weil man dadurch gezwungen ist, aufrecht zu sitzen. Dies sorgt für eine bessere Körperhaltung und eine besser klingende Stimme. Auch ein Glas Wasser sollte bei keinem Meeting fehlen.

8. Organisatorische Tipps für Online-Meetings

Neben den oben genannten Empfehlungen gibt es auch allgemeine Tipps für Online-Meetings, die im Arbeitsalltag berücksichtigt werden sollten.

Tipp 1: Weniger Meetings planen

Verschiedene Studien berichten von einem starken Erschöpfungszustand von Menschen, die häufig an Online-Meetings teilnehmen. Vierzig Prozent der Menschen empfinden Online-Meetings als anstrengender als physische Besprechungen. Eine Studie berichtet sogar davon, dass sechzig Prozent der Personen an der sogenannten „Zoom-Fatigue“ (Müdigkeit aufgrund der häufigen Nutzung der Meeting-Software Zoom) leiden. Es klingt möglicherweise paradox, aber unser Tipp für Online-Meetings ist, so wenige wie möglich, aber natürlich so viele wie nötig abzuhalten. Eine Abwechslung mit persönlichen Meetings vor Ort bietet sich an.

Tipp 2: Relevanz von Serienmeetings reflektieren

Insbesondere in Unternehmen mit modernen Projektmanagementmodellen wie Scrum gibt es eine Vielzahl an Meetings. Oft schleichen sich Meetings ein, die zur Pflichtübung geworden sind. Auch wenn man sich möglichst am idealen Scrum-Prozess orientieren möchte, sollte man dennoch regelmäßig hinterfragen, ob es in dem spezifischen Team oder Unternehmen tatsächlich alle täglich oder wöchentlich stattfindenden Online-Meetings in diesem Ausmaß und mit diesen Inhalten braucht und ob alle eingeladenen Personen dabei sein müssen. Unser Tipp für Online-Meetings ist daher, in jenen immer wieder über deren Relevanz, Zielsetzung und Inhalt zu diskutieren.

Tipp 3: Klare Agenda setzen

Wenn virtuelle Konferenzen angesetzt werden, ist es wichtig, diese möglichst kurz zu halten, um die oben angeführte Zoom-Fatigue nicht zu verstärken. Um die Länge der Videocalls zu beschränken und zügig voranzukommen, sollte es eine klare Agenda geben, die im Vorfeld an alle Teilnehmenden kommuniziert wird. Über vierzig Prozent der Mitarbeiter geben nämlich an, dass ihnen ihre Aufgabe im Meeting nicht klar ist. Ein weiterer wichtiger Tipp für Online-Meetings ist, nur Teilnehmende zum Online-Meeting einzuladen, für die das Thema wirklich relevant ist. Es sind vorab Fragen zu klären wie:

• Wovon handelt das Online-Meeting?
• Was ist das Ziel des Videocalls?
• Welche Inhalte sind von wem wie vorzubereiten?

Tipp 4: Feste Zeiten einplanen

Jeder dritte Mitarbeiter empfindet Online-Meetings länger als physische Besprechungen. Daher sollte ein striktes Zeitfenster gesetzt werden, beispielsweise dreißig Minuten, um die Dauer von Online-Meetings zu beschränken. Während des Meetings sollte auf die Einhaltung dessen geachtet und bei den Inputs der Teilnehmenden darauf hingewiesen werden. Falls weniger Zeit benötigt wird als geplant, sollte das Meeting nicht künstlich in die Länge gezogen werden. Ein weiterer Tipp für Online-Meetings ist, dass diese direkt hintereinander durchgeführt und nicht über den ganzen Tag verteilt werden, damit die Teammitglieder ruhige Zeiten haben, in denen sie fokussiert arbeiten können.

Tipp 5: Dokumentieren und Aufgaben verteilen

Da darauf leider häufig vergessen wird, ist der folgende Tipp für Online-Meetings von großer Bedeutung. Wichtige Inhalte und Entscheidungen in virtuellen Konferenzen sollten in einem Dokument schriftlich festgehalten werden, damit alle Teilnehmenden das Erarbeitete nachschlagen und Abwesende die Inhalte nachlesen können. Zudem sollten auch die aufgrund des Meetings anstehenden Aufgaben direkt im Meeting oder im Anschluss an das Meeting verteilt werden, die ebenso dokumentiert werden sollten, beispielsweise in einer To-do-Liste, um Missverständnisse zu vermeiden.

Es bleibt festzuhalten, dass es eine Vielzahl an Gründen gibt, die virtuelle Konferenzen zu einem Misserfolg machen können. Umso wichtiger ist es, unsere zwanzig Tipps für Online-Meetings umzusetzen: von der Verbesserung der Akustik, zu Kommunikations-, Gesprächs- und Verhaltensregeln bis hin zu organisatorischen Tipps für Online-Meetings. Virtuelle Meetings zu verbessern, lohnt sich, um Ihren Arbeitsalltag angenehmer zu gestalten. Denn durch bessere Online-Meetings wird der Arbeitsalltag nicht mühsamer, sondern bereichert.

Es fällt Ihnen trotz der oben genannten Tipps schwer, bei Online-Meetings zu verstehen, wollen aber dabei ohne Hörgerät besser hören? Dann lesen Sie jetzt, wie Ihnen Supplements, Hörtraining und Sport dabei helfen können und wie Sie Ihren Umgang mit Schwerhörigkeit am Arbeitsplatz verbessern können.